Materiał edukacyjny przeznaczony jest dla osób profesjonalnej opieki medycznej
Wyzwania i problemy inwestycji medycznych: jak je zidentyfikować i skutecznie rozwiązać?
Zamiast dzielić zamówienia na dziesiątki pakietów i generować problemy organizacyjne, można je zrealizować w jednym, dobrze skoordynowanym zamówieniu. Coraz więcej placówek medycznych decyduje się na to rozwiązanie czyli integrację dostaw, montażu i usług. To nie tylko oszczędność czasu i kosztów, ale także minimalizacja ryzyka, większa przewidywalność realizacji oraz jednoznaczna odpowiedzialność wykonawcy.
Jakie są najczęstsze wyzwania inwestycyjne w placówkach medycznych?
Realizując projekty dla placówek medycznych, zauważyliśmy, że wyzwania związane z wyposażeniem budynku czy oddziału szpitala są bardzo podobne:
• Jaki wybrać sprzęt medyczny do poszczególnych pomieszczeń?
• Dzielić zamówienie czy realizować w ramach jednego?
• Jaką wybrać technologię?
• Jaką wybrać aparaturę medyczną?
• Jakie wyposażenie meblowe do sal, biur i pomieszczeń socjalnych? Jak zapewnić ich wysoką jakość?
• Jaką kolorystykę wnętrz wybrać? Czy to ma znaczenie?
• Gdzie znaleźć dostawców oraz producentów sprzętu i aparatury?
• Jakimi kryteriami kierować się przy ich wyborze?
• Czy można zweryfikować dostawców?
• Na co zwrócić uwagę w kontekście usług serwisowych po wykonaniu umowy?
• Czy można przedłużyć gwarancję i ile to kosztuje?
• Czy można zobaczyć poglądowe wizualizacje pomieszczeń?
Dodatkowym wyzwaniem są kwestie finansowania, wymogi zamówień publicznych oraz zachowanie terminowości dostaw. Dla niektórych placówek to pierwsze tego typu inwestycje. Rzeczywistość jest taka, że personel medyczny na co dzień koncentruje się na ratowaniu życia i leczeniu pacjentów, a osoby zarządzające szpitalem na złożonej siatce procesu decyzyjnego. Przedstawiciele szpitala mogą nie mieć czasu, aby nadzorować cały proces od początku do końca. Co zatem może ich wesprzeć w realizacji tak złożonego przedsięwzięcia?
Odbierz bezpłatny poradnik z porównaniem trybu pakietowego
i formuły kompleksowej w pigułce
Wypełnij formularz i odbierz poradnik by porównać oba rozwiązania. Sprawdź, które będzie bardziej efektywne dla Twojej inwestycji
Tryb pakietowy czy formuła kompleksowa – którą opcję wybrać?
Do niedawna tzw. „tryb pakietowy” był preferowaną formą realizacji zamówień, głównie ze względu na zwiększenie konkurencyjności. Możliwość składania ofert na poszczególne części zamówienia przyciąga większą liczbę wykonawców. Wymaga to jednak precyzyjnej weryfikacji każdego z nich, co generuje dodatkowe wyzwania. Ponadto, co jest najistotniejsze w praktyce, powierzenie licznych zadań różnym podmiotom prowadzi często do rozproszenia odpowiedzialności, wydłużenia procesu zakupowego oraz większej złożoności zarządzania kontraktami.
Wiele placówek nadal dzieli wszystko na pakiety. Często nie zdają sobie sprawy, że korzyści wyboru formuły kompleksowej czyli integracji dostaw, montażu i usług są wielowymiarowe. Dzięki jednemu dobrze skoordynowanemu zamówieniu można uzyskać wyższą jakość, spójność estetyczną realizacji, a także bardziej konkurencyjne ceny. W związku z tym coraz więcej zamawiających sięga po kompleksowy sposób realizacji inwestycji, rozumiejąc, że integracja zamówienia to nie tylko oszczędność, lecz także wyższa efektywność, w tym także organizacyjna.
Dlaczego warto wybrać kompleksową realizację?
Formuła kompleksowa to szereg korzyści, a to są najważniejsze z nich:
Odpowiedzialność za realizację całości procesu spoczywa na jednym wykonawcy, co ułatwia koordynację działań i komunikację.
Jednolita jakość elementów zamówienia, która jest szczególnie ważna przy montażu urządzeń trwale związanych z obiektem.
Połączenie dostawy i montażu w jedno zamówienie zmniejsza koszty koordynacji działań między różnymi wykonawcami.
Szybszy proces realizacji, szczególnie w dostawie wyposażenia.
Przejrzysty proces odbiorów dostaw i serwisów.
Niższe koszty całkowite i mniejsze ryzyko przekroczenia założonego budżetu. Jeden wykonawca może efektywniej planować i negocjować ceny zakupu, ponieważ uzyskuje efekt skali.
Rozwiązanie kompleksowe należy uzasadnić zgodnie z art. 91 ust. 2 ustawy z 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych ze zm. Zamawiający ma prawo udzielić jednego zamówienia, nawet w sytuacji, gdy przedmiot zamówienia jest podzielny. Powinien to jednak odpowiednio zgodnie z Prawem zamówień publicznych (Pzp.) uzasadnić. Warto wtedy odnieść się np. do specyfiki zamówienia, podkreślić trudności techniczne, koszty lub inne obiektywne przesłanki, a także wskazać, że wybór jest optymalny z perspektywy użytkownika końcowego. Zasada efektywności jest tu kluczowa i ma prymat w kontekście realizacji innych klauzul pozazamówieniowych. Udzielenie jednego zamówienia jest racjonalne w przypadku inwestycji wymagających wysokiej jakości, spójności oraz precyzyjnej koordynacji dostaw i montażu, a także przy dążeniu do minimalizacji ryzyka oraz kosztów.
Warto zwrócić uwagę, że koordynowanie wielu przetargów osobno (zakup dokumentacji projektowej, dla robót budowlanych, sprzętu medycznego i wyposażenia) wiąże się z wydłużonym czasem realizacji inwestycji. Proces przetargowy, weryfikacja ofert, a następnie uzgadnianie harmonogramów z różnymi dostawcami i wykonawcami mogą znacząco opóźnić zakończenie projektu. Model kompleksowy pozwala na bardziej płynne przeprowadzenie prac, a także skrócenie czasu od rozpoczęcia inwestycji do jej zakończenia.
Realizacja inwestycji w jednym przetargu umożliwia całościowe zarządzanie budżetem, eliminując tzw. „koszty fragmentacji” – dodatkowe wydatki, które mogą pojawić się przy zarządzaniu wieloma wykonawcami. Jeden wykonawca może efektywniej planować i negocjować ceny zakupu, ponieważ uzyskuje efekt skali. Przekłada się to często na niższe koszty całkowite i mniejsze ryzyko przekroczenia założonego budżetu. W dodatku, model kompleksowy przenosi pełną odpowiedzialność na jednego wykonawcę, co minimalizuje ryzyko sporów wynikających z nakładających się zadań i obowiązków różnych firm. W przypadku problemów technicznych lub opóźnień jedna firma jest odpowiedzialna za ich rozwiązanie, co sprzyja większemu zaangażowaniu w realizację projektu zgodnie z najwyższymi standardami jakości.
Realizacja inwestycji szpitalnych w modelu kompleksowym to opcja, która pozwala uniknąć wielu problemów związanych z koordynacją i kontrolą jakości. Dzięki całościowemu, zintegrowanemu podejściu możliwe jest stworzenie nowoczesnej, funkcjonalnej i w pełni dostosowanej do potrzeb pacjentów infrastruktury w krótszym czasie i z niższymi kosztami.
Placówki medyczne, które decydują się na tę formę realizacji, zyskują na spójności projektu, efektywności czasowej oraz większej przejrzystości finansowej, co w dłuższej perspektywie przynosi korzyści zarówno pacjentom, jak i całemu systemowi opieki zdrowotnej.
Jak przygotować się do inwestycji medycznej?
Inwestycje w placówkach medycznych to skomplikowany proces, który wymaga starannego przygotowania i strategicznego podejścia. Aby uniknąć kosztownych błędów i zoptymalizować cały projekt, kluczowe jest uwzględnienie sprawdzonych metod, które ułatwią skuteczne planowanie i realizację inwestycji.
Jakie rozwiązania można zastosować? Poniżej przykłady.
• Wstępne konsultacje rynkowe, art. 84 (WKR, wcześniej znane jako „dialog techniczny”) – kluczowa procedura umożliwiająca skuteczne przygotowanie postępowania przetargowego. Dzięki WKR zamawiający mogą dogłębnie poznać rynek, dostępne rozwiązania, branżowe realia, a także zidentyfikować potencjalne bariery, co pozwala na precyzyjne dostosowanie wymagań. Procedura ta umożliwia stworzenie optymalnych rozwiązań finansowych, technicznych i prawnych, które lepiej odpowiadają potrzebom zamawiającego. Dodatkowo, WKR wspiera trafniejsze określenie wartości zamówienia, analizę ryzyk kontraktowych oraz wybór odpowiednich kryteriów oceny ofert. Dzięki tak zalegalizowanej w Pzp. (na mocy art. 84) współpracy z ekspertami i wykonawcami zamawiający zyskują istotne informacje, które pozwalają na właściwe decyzje i optymalne wykorzystanie dostępnych środków, np. z funduszy KPO.
• Wymagania jakościowe – zgodnie z zasadą efektywności, wyrażoną w art. 17 ustawy Prawo zamówień publicznych, także w art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych zamawiający są zobowiązani do gospodarnego i racjonalnego wydatkowania środków publicznych, aby osiągnąć maksymalną wartość przy założonym budżecie. Proces udzielania zamówień powinien być realizowany w sposób, który gwarantuje osiągnięcie zamierzonego celu w sposób optymalny, zapewniając jednocześnie najlepszy stosunek jakości do ceny.
• Harmonogram projektu – presję czasu personel medyczny odczuwa na co dzień jak nikt inny, a niejednokrotnie wysokie oczekiwania organu założycielskiego nakładają dodatkowo na niego odpowiedzialność za sukces i wizerunek placówki. Dlatego kluczowe jest, aby harmonogram realizacji był przemyślany i precyzyjnie dostosowany do potrzeb ośrodka – pozwoli to nie tylko zminimalizować ryzyko opóźnień, ale również efektywnie zarządzać zasobami i dostosować terminy do realnych możliwości. Harmonogram warto skonsultować już na etapie WKR, aby odpowiednio wcześnie zidentyfikować potencjalne wyzwania i sprawnie zapobiec ich eskalacji.
Jak duży może być jeden „pakiet” czyli kompleksowa realizacja?
Jak w „kompleksówce” połączyć ergonomię, estetykę i funkcjonalność?
Podsumowując, Zamawiający muszą podejmować świadome, odważne, ale przede wszystkim optymalne decyzje. W obszarze ochrony zdrowia w szczególności priorytetem powinno być nie tylko przestrzeganie przepisów, ale także równolegle realna efektywność inwestycji – zarówno pod względem finansowym, jak i jakościowym.
Dobrze zaplanowana inwestycja to nie tylko zgodność z prawem, ale też lepsza przyszłość dla pacjentów i personelu medycznego.
O co klienci pytają najczęściej w związku z kompleksową realizacją inwestycji?
Co zawiera kompleksowa usługa?
Nie znam wszystkich ryzyk. Nigdy nie robiłem inwestycji kompleksowej i nie wiem, co mnie może zaskoczyć.
Jest to integracja dostaw, montażu i usług w jednym dobrze skoordynowanym zamówieniu. Jako integrator dbamy o Twój budżet, ponieważ jako jeden wykonawca możemy efektywniej planować i negocjować ceny zakupu dzięki efektowi skali.
Posiadamy największą ilość dostawców krajowych i zagranicznych w zakresie sprzętu medycznego, niemedycznego, aparatury, mebli medycznych i administracyjnych. Dzięki temu masz pewność, że dostarczymy Ci najlepsze rozwiązania dostępne na rynku.
Otrzymasz jeden harmonogram na całość dostaw. To szybkie, racjonalne i korzystne finansowo rozwiązanie, które zapewnia wysoką jakość i spójny efekt realizowanego zamówienia. Zajmiemy się również serwisem. Jeden partner – wiele korzyści. Twój personel zajmuje się leczeniem, a my integracją, koordynacją, dostawami, montażem i serwisem.
Jak Was zweryfikować?
Porozmawiaj z przedstawicielami z innych placówek, w których zrealizowaliśmy inwestycje. Przekonasz się, jak wyglądają nasze realizacje i co mówią o nas inni. Jako pierwsi na rynku rozpoczęliśmy i rozwinęliśmy usługę kompleksowych dostaw i mamy na swoim koncie ponad 100 tego typu inwestycji.
Zorganizuj WKR i zaproś potencjalnych wykonawców. Dzięki temu zamawiający zyskują możliwość zrozumienia rynku, dostępnych technologii oraz specyfiki branży, co ułatwia identyfikację potencjalnych barier. Ponadto, WKR wspomaga precyzyjniejsze określenie wartości zamówienia, ocenę ryzyk kontraktowych oraz dobór adekwatnych kryteriów oceny ofert.
Dzięki zalegalizowanej w Pzp. (na mocy art. 84) współpracy z ekspertami i wykonawcami zamawiający otrzymują kluczowe informacje, które pozwalają na właściwe decyzje i optymalne wykorzystanie dostępnych środków.
Czy w sensie prawnym wolno mi procedować dostawy w trybie kompleksowym?
Tak. Zgodnie z art. 91 ust. 2 ustawy z 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych ze zm. Zamawiający ma prawo udzielić jednego zamówienia, nawet w sytuacji, gdy przedmiot zamówienia jest podzielny.
Udzielenie jednego zamówienia jest racjonalne w przypadku inwestycji wymagających wysokiej jakości, spójności oraz precyzyjnej koordynacji dostaw i montażu, a także przy dążeniu do minimalizacji ryzyka oraz kosztów.
Bezpłatny poradnik dla Ciebie!
Jeżeli chcesz lepiej poznać zalety oraz wady trybu pakietowego i formuły kompleksowej pobierz bezpłatny poradnik.
Poradnik pomoże Ci przeanalizować zalety i wady obu rozwiązań.
Dowiesz się m.in.:
Kiedy warto postawić na tryb pakietowy?
Jakie korzyści daje formuła kompleksowa?
Jakie są główne różnice?
Pobierz już teraz i zyskaj cenną wiedzę!
Co mówią o nas nasi klienci?
"Oddział patologii ciąży, który do tej pory był na granicy standardów sanitarno-epidemiologicznych, obecnie może być przykładem dla innych szpitali."
Dyrektor Uniwersyteckiego Szpitala Klinicznego im. Fryderyka Chopina w Rzeszowie
"Dzięki kompleksowości oferty, którą otrzymaliśmy od firmy FORMED, udało nam się inwestycję zrealizować w terminie. Dzięki rozwiązaniu kompleksowym mogliśmy sprawniej i szybciej koordynować działania. Profesjonalność FORMEDu przejawiła się w kompleksowości, dostawie na czas, wysokiej jakości wykonania oraz bardzo dobrej komunikacji.”
Arkadiusz Lendzion
Z-ca Dyrektora Naczelnego ds. Administracyjno-Technicznych
Uniwersyteckie Centrum Kliniczne w Gdańsku
"W przypadku wielu podwykonawców prawdopodobnie mielibyśmy jakieś kłopoty na styku komunikacji pomiędzy poszczególnymi wykonawcami. Tak więc z perspektywy już funkcjonującego budynku myślę, że nie bylibyśmy w stanie osiągnąć takiej jakości, takiej ergonomii i takiego poziomu wyposażenia, gdybyśmy samodzielnie chcieli realizować ten etap inwestycji."
dr n. med. Bartosz Sikorski
Dyrektor Medyczny,
Szpital Okulistyczny OCULOMEDICA w Bydgoszczy
100+
kompleksowych realizacji
280 000+
sprzedanych produktów medycznych
230 000+
sprzedanych zestawów meblowych
Zobacz filmy z realizacji
Masz pytania? Skontaktuj się z nami!
Jesteśmy tu, aby pomóc! Napisz do nas, a nasz zespół z przyjemnością udzieli Ci wszelkich informacji i wsparcia.
Czekamy na Twoje pytanie!
sekcja z ebook